東野高等学校同村会

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個人情報保護方針

個人情報並びに会員名簿取扱規定

第1 総論

 東野高等学校同村会(以下、「本会」という)所有の会員名簿及び、会員名簿データベースの活用を促進すると同時に、目的外の利用を制限するため、会員名簿並びに会員名簿データベ一ス及び、個人情報保護法に基づく各取扱規定を定める。

1.本会名簿は、次の会員を記載する。
 ① 東野高校の卒業生(会員)
 ② その他に役員会が必要と認めた者
2.各会員の名簿には以下の内容を記録する。
 ① 会員氏名
 ② 卒業期・クラス
 ③ 住所
 ④ その他、運用にあたり役員会が必要とした事項
3.本会名簿は、本会役員会が厳正に管理し、情報の改ざん・漏洩・紛失または毀損等を防止するために必要な措置を講じ、役員は知り得た情報に対し、当然に守秘義務を負う。

第2 名簿の運用

1.本会は、第三者に対し、本会名簿のデータ並びに複写・口頭による伝達を含む一切の提供を、原則禁じる。
2.本会名簿は、本会または役員会が必要とした業務のために、宛名ラベル(封筒・はがきに直接印字したもの等を含む)として利用する。
3.前項規定の宛名ラベルの発行は以下の用件による。但し、原則、宛名ラベルを第三者へ提供することを禁ずる。
 ① 本会業務
 ② 同村会・クラス会開催に伴う業務
 ③ 総会または役員会が必要と認めた業務
4.役員以外の個人・団体が、本会名簿に基づく宛名ラベルの発行を要する場合は、役員会に対し、利用目的と責任者並びに連絡先を明らかにして書面等で申請をしなければならない。
5.役員会は、前項記載の申請がされた場合、速やかに協議し、宛名ラベル発行の可否を申請者に回答しなければならない。

第3 個人情報保護方針

 同村会は、以下の方針に基づき、個人情報に関する法律及び関連法令を適正に遵守し、同村会の保有する本会名簿等を含む個人情報保護に努める。
 また、この運用にあたっては、解釈・取り扱い・適用等に疑義が生じた場合、本会は調査・検討を行い、適切な改善策を講じ通知する。

1.同村会は、適法かつ公正な手段であって、原則、本人の意志により提供された個人情報のみを取得し、情報の開示・訂正・削除も同様とする。
2.個人情報の利用は、同村会憲章に定める目的と事業の業務範囲内とし、原則、本会または役員会が必要とする業務に限る。
3.個人情報の管理・運用は、第1の3項に準ずる。
4.個人情報の取扱いを業務委託する場合には、機密保護、安全確保のため契約書を取りかわす等の適切な措置を講じる。

第4 個人情報の第三者提供

1.本会は、原則として、本人の同意を得ることなく、第三者へ個人情報を提供することを禁ずる。
2.本会は、以下の各号の一に該当する場合に限り、本人の同意を得ることなく個人情報を提供することがあります。
 ① 法令の定めのあるとき。
 ② 個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要するとき。
3.本会は、あらゆる営利目的、また、政治、宗教活動の利用についての用途に個人情報を提供しない。

 本規定は、2014年9月21日、2013年度定例総会で可決された。




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